芦利萍
摘 要：本文根据新基建发展模式对基建档案管理提出的新要求，分析传统基建档案管理的现状和存在的核心问题，提出了基建档案数字化协同平台建设和知识化管理机制构建的思路。以协同平台建设和知识化管理为依托进行档案管理模式优化，确定基建档案收集需求和进行质量控制的规则，实现新基建环境下的档案收集与项目运行维护需求的适应性，提高基建档案管理效率和质量。
关键词：新基建;基建档案;管理模式;数字化;协同平台;知识管理
Abstract：
According to the new requirements of the new infrastructure development model for infrastructure archives management， this paper analyzes the current situation and core problems of traditional infrastructure archives management， and proposes ideas for the construction of a digital collaborative platform for infrastructure archives and a knowledge-based management mechanism. Relying on collaborative platform construction and knowledge-based management to optimize the archives management model， determine the requirements for infrastructure archives collection and the rules for quality control， realize the adaptability of archives collection and project operation and maintenance requirements in the new infrastructure environment， and improve the efficiency of infrastructure archives management and quality..
Keywords：
New infrastructure; Infrastructure archives; Management model; Digitization; Collaborative platform; Knowledge management
“新基建”即新型基礎设施建设，2018年12月中央经济工作会议首次提出并于2019年写入国务院政府工作报告。2020年4月，国家发改委对“新基建”内涵的解释是将5G、大数据、数据中心、人工智能、物联网等为代表的信息智能技术纳入基础设施建设的要素加速建设，突出了信息数字化、融合创新、信息网络、智能升级和高质量发展的新基础设施建设理念。
新基建理念的逐步实施对基建档案管理与服务提出了更高要求，实现档案收集与归档管理向项目建设过程的平台化和知识化转变成为必然选择。
1 传统基建档案管理的问题
1.1 基建档案管理现状。当前，基建档案管理工作的核心在于基建档案的存储与管理，一般情况下主要收集归档规定档案，并确保档案内容的完整性。[1]基建档案管理工作详细规定了收集档案所需纸张规格与记录内容格式，但未系统考虑项目运行维护阶段的档案需求。目前，基于新基建的发展要求，知识化和智慧化服务的重要性逐渐凸显，有必要对基建档案管理和建设项目单位的关系加以协调，使基建档案为建设项目单位提供所需服务。
在基础工程建设项目建设期间会涉及基建档案收集工作内容，包括自项目立案至竣工所需有关项目建设的资料。一般情况下，资料包括政府部门审批资料、施工企业建设资料、设计部门图纸资料、监理工作证明材料和质检合格证明等等，所以基建档案资料广泛性特征十分突出。
1.2 基建档案管理核心问题。现阶段，基建档案管理问题主要体现在收集规范性缺失、整理及时性较差、收集内容单一等多个方面。在解决收集整理不规范与不及时问题时可充分利用制度规范有效避免，但针对收集和运行维护档案利用缺乏一致性的问题，仅借助制度规范很容易增加档案收集复杂性，且收集内容过多，难以对基建档案管理问题加以解决。[2]
分析档案收集与借阅需求不一致的原因主要是基建档案的收集需求控制无法互相满足。在档案管理者对档案收集的过程中只参考《工程文件归档整理规程》，主要的目标就是在项目建设阶段以档案资料形式加以保存与管理，因而只能够与项目开工至竣工阶段对于基本档案收集要求吻合。而在项目实际运行期间，会因维护问题的存在对档案进行借阅，但档案资料并非核心档案目录内容，致使档案难以借阅。所以实现档案收集和利用过程的一致性，并有效规避囊括全部档案资料引起的收集成本过高问题已经逐渐成为基建档案管理亟待解决的问题。[3]在档案管理中最突出的问题就是档案丢失以及档案的收集进度和项目管理进度缺乏一致性等。
在这种情况下，基建档案管理工作一定要对档案收集目录加以确定，即分成核心目录与拓展目录加以收集。其中，核心目录即根据管理制度要求收集资料的目录，以法律法规为依据，且文字资料是主要内容，数字资料发挥辅助作用，此目录不可变且相对稳定。而拓展目录指的是管理制度并未规定收集但需在项目运行维护期间所需使用的资料内容，以维护实际资料需求为来源，因而内容形式多样性明显，需以实际需求为参考确定，此目录的动态性与延展性特征十分明显。
2 基建档案数字化协同平台
新基建是以技術和数据为核心的基础设施建设，相对于传统基建，更加强调基于信息网络的基础设施建设的数字化转型升级。新基建在实施的过程中会形成大量的建筑信息模型设计数据、地理信息系统数据、虚拟现实数据等，而且这些数据存在主体的多元化、建设方式的差异化、应用场景的立体化等特征。因此，充分运用云计算、大数据和信息智能技术构建基建档案数字化平台，通过该平台将多主体、多格式、多应用场景的基建数据资源进行统一管理并开展知识化与智慧化的服务成为必然趋势和选择。
基建档案数字化协同平台建设的主要内容包括以基建档案信息管理系统为基础，与基本建设工程项目业务平台相对接，强化新一代信息技术的应用，实现基建档案协同化的网络收集、传输、存储、管理和服务，确保基建档案数字化管理与新基建发展模式相匹配，提高基建档案管理质量和水平。
3 基建档案知识化协同管理
利用基建档案信息化平台，充分发挥各类技术的优势，实现档案收集、存取、组织和服务的知识化、智慧化。基建档案知识化管理的内容包括获取、重用、标识与维护四方面。
3.1 基建档案知识获取。基建知识化管理应在项目立项时启动。项目档案管理人员按照国家规范确定收集明细内容，确定属于档案收集的核心目录，同时针对项目维护阶段所需基建知识，确定档案收集的拓展目录。[4]
根据档案收集的核心目录与拓展目录建立项目收集明细表，以此指导各单位开展收集工作，管理人员以此为依据对项目档案进行知识化整理。项目承包单位根据项目立项单位档案管理人员提供的项目档案收集明细表负责档案的收集;项目档案管理人员对档案核心目录与项目档案收集明细表进行整理归纳，以此为依据开展档案收集工作并对承包单位档案管理进行指导。[5]
3.2 基建档案知识重用。长期以来，基建档案管理期间，收集与整理档案均需参考国标完成归档工作。但此类规范标准较为烦冗，管理者对规范阅读与整理方面需花费大量时间，而且仅依靠此类知识远远不够，仍存在大量隐性所需收集知识。[6]
在实践过程中，档案管理者要以国标规范对收集规范进行整理，并在档案核心目录内存储，也可对拓展目录进行查看。若拓展目录内存在类似项目，即可将其收集明细当作参考。
3.3 基建档案知识标识。在档案检索中最常见的方法就是查询工程项目名称。然而在工作实践中，因借阅方遗漏档案抑或是未归还等因素会导致档案遗失，所以有必要在档案管理期间科学制定标识体系。收集档案初期能够识别档案，以保证档案管理者准确管理档案。
在基建档案借阅利用中，如果档案不存在，可根据问题与解决措施描述，加以补充;若档案存在，档案管理者对档案材料赋予条形码，为后期追踪工作的开展提供查询依据。[7]
3.4 基建档案知识维护。基建知识管理运行维护是管理者对于基建知识的维护与创造过程。
在项目进入维护阶段，工作人员维修与维护楼宇时即需要借阅档案。此时，项目的维护人员要事先提交借阅申请，档案管理者则要审批申请后查询所需借阅档案，如果档案存在即可以基建知识流程为依据借出档案。如果档案不存在，管理者则需对承包单位提出收集档案的请求。在承包单位管理者接收申请后需查询档案库，若档案存在即可在整理后向档案管理者移交，若档案不存在，承包单位同样要及时回复档案管理者。[8]
在借阅者获得承包单位移交档案后要询问项目的维护工作者，了解项目对此档案的需求。如果对档案仍有需求，借阅者即可根据标识流程借出档案，而借阅者需负责档案的归档工作。如果借阅者获得承包单位无档案的答复，管理者则要对项目维护工作者做出无档案的答复。
4 结束语
新基建环境下，基建档案的收集、整理、移交与借阅等内容，要求各部门更加有效地交流与合作。本文系统分析了基建档案管理现状及核心问题，结合新基建发展要求，以数字化协同平台建设和知识化管理为基础的基建档案管理模式可以推进基建档案管理模式转型升级。以平台化建设和知识化管理为核心，以技术为支撑优化档案管理流程，在知识学习、重用、识别与维护模型构建的基础上，对基建档案收集与项目运行维护需求不吻合的问题予以有效解决。
参考文献：
[1]徐频.高职院校基建档案管理存在的问题及对策研究[J].文存阅刊，2021（17）：72.
[2]李琳.基于“互联网+”背景下的医院基建档案信息化管理策略[J].兰台内外，2021（13）：10-12.
[3]温雅倩.“互联网+”背景下医院基建档案信息化管理研究[J].城建档案，2021（01）：34-35.
[4]李玫.残疾人综合康复中心建设项目基建档案管理探讨[J].城建档案，2021（03）：65-66.
[5]ScaleFlux;Patent Issued for Storage Infrastructure And Method For Exploiting In-Storage Transparent Compression Using A Dummy File That Consumes LBA Storage Without Consuming PBA Storage （USPTO 10，579，539）[J].Computers，Networks & Communications，2020.
[6]Brookfield Infrastructure Partners L.P.;Brookfield Infrastructure Partners L.P.Files SEC Form F-3，Registration Statement By Foreign Private Issuers：（Dec.20，2019）[J].Journal of Transportation，2020.
[7]Capital Dynamics Clean Energy Infrastructure VII-a L.P.;Capital Dynamics Clean Energy Infrastructure VII-a，L.P.Files SEC Form D，Notice of Exempt Offering of Securities：（Apr.12，2019）[J].Energy Weekly News，2019.
[8]Solaris Oilfield Infrastructure Inc.;Solaris Oilfield Infrastructure，Inc.Files SEC Form DEFA14A，Additional Definitive Proxy Soliciting Materials And Rule 14（A12） Material：（Apr.1，2019）[J].Mining & Minerals，2019.
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